Qual é o papel da comissão de formatura?
Quando uma turma vai colar grau, todas as atenções se voltam para a alegria da formatura e a curtição do baile. Para que tudo dê certo, alguns colegas se esforçam num trabalho árduo de preparação.
Trata-se da comissão de formatura, uma equipe imprescindível que irá tratar de todos os assuntos burocráticos das celebrações.
A comissão de formatura ampara toda a turma sobre as questões referentes aos eventos – prazos, arrecadações e organização.
Para tanto, os integrantes da comissão de formatura precisam ser comunicativos, saber lidar com pressões e gostar de desafios. A disposição para atender e esclarecer todas as dúvidas dos formandos é crucial para o sucesso das etapas da formatura.
Neste post, você irá conhecer o papel da comissão de formatura, quem são os membros que compõem a comissão e sua importância em todos os processos de planejamento dos eventos da formatura.
Quando formar a comissão de formatura
Uma comissão de formatura é constituída pelos formandos mais proativos, comprometidos e com boa comunicação, que gostam de desafios e de se envolver nos detalhes das comemorações.
O ideal é que a composição da comissão esteja pronta de 2 a 3 anos antes da data de formatura. Quanto antes, melhor, pois significa mais tempo para a organização da prioridades da turma, para a seleção de fornecedores e para a arrecadação de dinheiro.
Cargos da comissão de formatura
Os alunos que formam a comissão de formatura devem compreender a seriedade desta posição e trabalhar com paciência e respeito à opinião de todos os formandos.
A comissão se divide em cargos, cada qual com sua responsabilidade entre as atividades exercidas. A turma pode escolher o ocupante de cada cargo através de votação ou apenas os integrantes da comissão, deixando que os mesmos decidam quem ocupará cada função.
O presidente é quem representa e responde por toda a turma e assina documentos formais junto à faculdade e à assessoria contratada. Também convoca reuniões e assembleias e solicita o start para arrecadação de fundos.
O vice-presidente auxilia o presidente e o tesoureiro. Na ausência do presidente, assume todas as funções deste.
O tesoureiro unifica e controla os valores da turma – inadimplência e fluxo de pagamentos – junto à assessoria contratada.
O secretário registra em ata os acontecimentos e decisões das reuniões e assembléias, além de manter organizada a agenda de compromissos.
O coordenador de eventos organiza e divulga festas, festivais, rifas e venda de produtos para arrecadação de fundos.
Geralmente, o cargo de presidente é ocupado por alguém determinado e centralizador, enquanto o vice-presidente é dedicado e cooperativo.
O perfil do tesoureiro é de alguém organizado e responsável, bem como do secretário, que também precisa ser atento e observador, e do coordenador de eventos, sempre comunicativo e dinâmico.
As funções da comissão de formatura
Uma das ações iniciais é a criação de um estatuto, de forma que a comissão de formatura possa atuar como uma associação sem fins lucrativos registrada no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas.
Não é obrigatório, mas trata-se de um documento formal, um conjunto de normas definidas pela própria comissão de formatura e, somente por meio deste estatuto, a comissão passará a agir como pessoa jurídica e obter proteção legal de seus componentes.
Outra medida a ser definida logo no início é o canal de comunicação da comissão de formatura com a turma.
Todos precisam ter conhecimento do ponto em que estão os preparativos e se a comissão está trabalhando conforme acordado.
A escolha deste canal de comunicação deve ser baseada em sua funcionalidade – se será um aplicativo de mensagens para comunicação rápida, uma lista de e-mails para envio de documentos, etc.
Agora, tendo conhecimento dos cargos e suas respectivas obrigações em uma comissão de formatura, além de suas atividades iniciais, podemos descrever as principais funções deste grupo, que são:
- Decidir sobre todas as etapas do processo de elaboração dos eventos;
- Contatar o cerimonial e demais empresas que fornecerão materiais;
- Analisar contratos;
- Sanar todas as dúvidas dos alunos acerca da formatura;
- Escolher o professor que será homenageado pela turma;
- Escolher o paraninfo;
- Indicar o patrono;
- Indicar os formandos para serem oradores e juramentistas;
- Garantir que tudo ocorra conforme planejado.
O papel da comissão de formatura
A comissão de formatura é uma equipe que precisa ser extremamente disciplinada em todas as fases da realização da formatura, desde a escolha da data até a administração do dinheiro recolhido. Esta última ainda exige a criação de uma conta separada para depósito dos valores e permita a todos os formandos ter acesso aos comprovantes.
Organização é a palavra de ordem dentro de uma comissão de formatura.
É preciso estar alinhado aos desejos dos colegas e saber mediar os interesses individuais para a realização de um sonho em comum. Somente com ordem, muito preparo e disposição é possível planejar e executar a comemoração tão esperada.
Esperamos ter conseguido esclarecer suas dúvidas quanto ao papel da comissão de formatura, seus cargos e sua importância, para que seu evento seja inesquecível!
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Até a próxima!
