Pré-requisitos para a formalização da comissão de formatura

A festa de formatura é um dos momentos mais aguardados de todo estudante, especialmente daqueles que estão próximos de concluir a graduação. A festa marca a celebração de um grande sonho, o fim de um ciclo e o início de uma nova fase na vida dos formandos.

No entanto, para garantir que o evento aconteça como o esperado e seja inesquecível para os alunos e familiares, é importante contar com uma boa comissão de formatura, que ficará responsável pela organização de todos os detalhes da grande noite. São os integrantes da comissão que ficarão encarregados de organizar tudo que envolve os eventos finais: o baile de formatura, a colação de grau, sessão de fotos e outros detalhes.

Mas, além dessas responsabilidades, existe ainda a questão burocrática por trás da comissão, da qual muitos formandos têm dúvidas. Se você é um deles, não se preocupe. Neste artigo, mostraremos quais são os pré-requisitos necessários para a formalização da comissão de formatura e as etapas de formação do grupo. Confira!

Por que é importante formar uma comissão de formatura?

Normalmente, quando se inicia uma graduação, um dos primeiros assuntos discutidos pelos alunos diz respeito à comissão de formatura. Embora eles levem cerca de três, quatro anos até receber o tão sonhado diploma, alguns detalhes começam a ser vistos logo nos primeiros períodos do curso.

Afinal, para que a festa, a colação e demais cerimônias sejam realizadas, é preciso que haja todo um planejamento, processo que começa muito antes da data do evento.

A comissão de formatura é, então, um elo entre os formandos e as empresas contratadas que ajudarão na organização da festa. Os integrantes da comissão representam a turma e ficam encarregados de planejar a comemoração final a partir dos desejos dos formandos. É papel do grupo também arrecadar fundos para a realização do evento ser possível .

Como formar uma comissão de formatura?

A formação de uma comissão de formatura é realizada em várias etapas. É importante que toda a turma participe desse processo para que eles escolham, em conjunto, as pessoas que irão representá-los.

Eleição dos representantes

Para formar uma comissão, a primeira etapa é escolher os alunos que farão parte do grupo. Geralmente, ele é constituído por cinco integrantes para uma turma composta por 30 formandos. Caso a classe seja maior, o indicado é aumentar o número para 10 integrantes.

Atribuição de cargos

Com o grupo já criado, é a hora de atribuir cargos para cada integrante da comissão de formatura. A turma pode escolher o ocupante de cada função por meio de uma votação ou deixar para que os representantes decidam entre si.

O grupo é formado, normalmente, por um presidente, vice-presidente, tesoureiro e secretário. Algumas comissões têm vice-tesoureiros e conselheiros também. No entanto, os alunos podem eleger uma pessoa que fique responsável pela divulgação das festas e eventos para arrecadação de fundos.

  • Presidente: ele que deve liderar e autorizar ações da equipe. Convocar reuniões, e assinar contratos de negociações, estão entre as suas atividades.
  • Vice-presidente: auxilia o presidente e assume suas funções em caso de ausência.
  • Tesoureiro: fica incumbido da parte financeira da formatura. Ele faz o controle de todos os valores recebidos e arrecadados (conta bancária, pagamentos, transações, prestação de contas) junto à assessoria.
  • Secretário: é a pessoa que cuida da organização da agenda da comissão, redige as atas das reuniões, contratos e planeja ações.

Já fizemos um artigo em que explicamos de forma detalhada as funções de cada integrante da comissão. Clique aqui para conferir.  

Pré-requisitos essenciais para formalizar a comissão de formatura

Após a formação da comissão de formatura, ainda é preciso cumprir alguns requisitos para que o grupo possa começar a exercer suas atividades. Digamos ser a parte burocrática do processo de formalização.

Crie um estatuto da comissão de formatura

Uma das primeiras ações a serem tomadas é a criação de um estatuto. Embora não seja obrigatório, o documento auxilia no processo de formalização da formatura e regulamenta a organização das tarefas e cargos. Nele também constam os direitos e deveres de cada integrante.

O grupo, a partir desse documento, passa a atuar como uma associação sem fins lucrativos e, assim, pode ser registrado no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas.

Após elaborado, o estatuto seja assinado pelo representante legal da associação e por um advogado regulamentado pela Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).

O que deve conter no estatuto da comissão de formatura?

No documento, devem ser registrados todos os detalhes da comissão, bem como a atribuição de cargos, os benefícios de cada integrante e outras informações relevantes, como:

  • Os membros que farão parte da comissão e suas obrigações;
  • A estrutura hierárquica dos cargos;
  • O formato de prestação de contas perante à turma;
  • O período vigente do estatuto;
  • A especificação dos prazos dos pagamentos com datas e multas definidas;
  • Acordos e decisões tomadas com a turma;
  • O processo de dissolução da comissão. 

Abra um CNPJ para a assinatura de contratos, pagamentos e recebimentos

Outra etapa de formalização muito importante é a abertura de um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) para a comissão de formatura. Afinal, ela agirá como uma empresa que realiza pagamentos, recebimentos, assina contratos e outras questões burocráticas.

Ao se tornar uma pessoa jurídica, os representantes da comissão passam a atuar de forma legal e podem cumprir com todos os trâmites de organização, agora, como instituição.

Assim como o estatuto, algumas universidades não exigem a formalização do grupo com CNPJ. No entanto, a abertura da empresa é uma maneira de evitar futuros problemas com os membros da comissão, fornecedores e até mesmo jurídicos.

Para abrir o CNPJ, a turma precisa contar com o auxílio de um contador que ficará responsável por essa formalização.

Abertura da conta no banco

Antes de os membros iniciarem a administração dos recursos financeiros da comissão de formatura, é necessário realizar a abertura de uma conta bancária da empresa.

Dessa forma, os tesoureiros e demais integrantes terão um controle maior sobre todo o dinheiro que entra e sai para a contratação de serviços. Os formandos poderão depositar a verba arrecadada dos eventos e a sua contribuição pessoal para a festa diretamente na conta bancária.

É válido ressaltar que essa conta não estará vinculada ao presidente e integrantes do grupo, mas diretamente à comissão.

Comissão de formatura para uma formatura inesquecível

Organização e planejamento são duas palavras que definem uma comissão de formatura.

Apesar de exigir a dedicação de alguns e tratar de questões um pouco complexas, a criação desse grupo é fundamental para que as comemorações finais sejam executadas como os formandos sempre sonharam.

Será necessário ordem, preparo, disposição e paciência, mas, no final tudo valerá a pena. Trata-se do pontapé para a realização de um grande sonho.

Esperamos ter ajudado e sanado as suas dúvidas quanto à formalização da comissão de formatura. Como mostramos, é uma etapa muito importante para que o evento seja inesquecível. 

 

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