Como entregar convite de formatura e dicas para tornar esse momento mais especial

Depois de muita dedicação e anos de curso, você finalmente começa a se preparar para o momento mais importante da sua graduação: a formatura. 

 

E se tem uma palavra que define bem essa etapa é planejamento. Normalmente, os formandos começam a organizar os detalhes logo nos primeiros períodos da faculdade. Afinal, a formatura é a realização de um grande sonho e todos querem que esse momento aconteça da melhor maneira possível. Por isso esse processo é tão importante. 

 

Quando se trata dos convites de formatura, a regra é a mesma. Eles devem ser elaborados e enviados para a empresa responsável pela produção com uma certa antecedência. Mas, além da estética do convite, outro fator que merece a atenção dos formandos é a entrega. Os convidados precisam recebê-lo no tempo adequado para que consigam se organizar e saber dos detalhes da cerimônia. 

 

Neste artigo, vamos mostrar quando e como os convites de formatura devem ser entregues aos convidados para que tudo seja ainda mais especial. Fique conosco até o final e veja os cuidados que se deve ter nessa etapa.

Entregue o convite de formatura com um ou dois meses de antecedência

Os preparativos com os convites de formatura começam logo no início do curso, quando os estudantes formalizam a comissão. Nesse primeiro momento, são discutidas as ações para arrecadar dinheiro e há a manifestação dos alunos que desejam participar das comemorações. 

 

Posteriormente, na metade do curso, os primeiros detalhes do convite são discutidos: o modelo, os possíveis acabamentos e a empresa responsável pela sua produção. A lista de convidados também começa a ser elaborada neste momento. A partir daí, “a saga” dos convites se inicia e só será finalizada com a entrega aos convidados, bem no final da graduação.  

 

Não existe uma regra ou um padrão que determine ao certo quando eles devem ser entregues. Porém, é preciso ter em mente que não pode ser muito próximo da data da cerimônia, pois os convidados precisam se organizar. Também não deve ser muito antecipado para não correr o risco de alguém esquecer a data da formatura. 

 

Por isso, o mais recomendado é que a turma se organize para entregar os convites com um ou dois meses de antecedência do grande dia. Assim, os convidados conseguem se preparar para estarem presentes nos eventos. 

 

No entanto, para que tudo aconteça como o planejado, é preciso que a comissão escolha uma empresa que seja capaz de atender os prazos esperados pelos formandos. A Book Convites trabalha com seriedade e se compromete a cumprir com o período de tempo acordado com os nossos clientes para a entrega dos convites.  

Save the date é necessário?

O save the date é uma espécie de pré-convite usado, geralmente, para comunicar a data de algum casamento. Mas também pode ser utilizado para outros tipos de evento, inclusive, formaturas. 

 

A ideia de enviar um “reserve a data” é interessante para os alunos que desejam antecipar a anunciação oficial da formatura. As vantagens são que ele ajuda os convidados a se organizarem melhor até o dia da cerimônia, social e financeiramente. Dessa forma, ele funciona como um pré-aviso para que essas pessoas não programem outros compromissos na data e consigam reunir os recursos necessários.

 

No entanto, a adoção do save the date é totalmente opcional. A turma pode optar por enviá-lo ou não aos convidados. Só precisam definir isso em consenso. 

 

Mas o formando também pode fazer um save the date por conta própria. 

Em mãos ou pelo correio: qual a melhor forma de entregar o convite de formatura?

Essa é uma dúvida muito recorrente entre os formandos. “Afinal, devo entregar meus convites de formatura pessoalmente ou pelo correio?” 

 

Em outros tempos, poderíamos dizer que o mais adequado seria entregá-lo em mãos para cada convidado. Mas, em decorrência da pandemia e das medidas de isolamento social, o mais indicado para esse período é optar pelo serviço de entrega, como uma forma de prevenção e cuidado com quem é especial para você.

 

O fato de ser uma entrega à distância não diminui a importância do momento. O convite será como uma espécie de abraço em forma de gesto. A pessoa se sentirá feliz por ter sido lembrada por você. Para deixar a encomenda ainda mais personalizada, coloque um cartão pessoal na caixa expressando o quanto gostaria de poder entregá-lo pessoalmente. 

Produção de convites de formatura com QR Code durante a pandemia

Mesmo sem a cerimônia de colação presencial e o baile, a entrega dos convites de formatura ainda deve acontecer, uma vez que todos os eventos foram transferidos para o ambiente virtual. O convite é uma maneira de avisar quando eles acontecerão. 

 

Para facilitar o acesso dos convidados às cerimônias, as empresas optaram por inserir um QR Code direto no convite. Dessa forma, os formandos precisam se preocupar em enviar os links para cada convidado nos dias desses eventos.    

E no caso de familiares que moram em outra cidade?

No caso dos parentes e amigos que moram em outra cidade ou estado, os formandos podem optar por enviar o convite pelo correio ou, ainda, encaminhá-lo no formato virtual. E-mail e WhatsApp são os meios mais usados para esse tipo de arquivo, o que não deixa de ser especial. 

 

A turma pode decidir por fazer uma arte do convite de formatura ou enviar o PDF usado pela empresa para produzi-lo. Também é interessante mandar uma mensagem personalizada para cada convidado, explicando os motivos de ele receber o arquivo. 

Dicas para entregar o convite de formatura 

A entrega dos convites de formatura é uma etapa muito importante para os formandos. Por isso, é necessário alguns cuidados, tanto na logística do envio quanto na preparação para a entrega e recebimento dos convidados. 

Tente não demorar entre a entrega do primeiro convite até o último

Os formandos devem se atentar ao período destinado à entrega dos convites aos convidados. A ideia é que todos sejam enviados na mesma semana para que não haja uma diferença muito grande entre a entrega do primeiro convite até o último.

 

Caso isso aconteça, pode gerar ansiedade e constrangimento entre os familiares e amigos que tenham recebido o documento primeiro do que os outros. 

Dê um carinho especial à distribuição dos convites

Essa é uma das etapas finais do seu processo de formação no curso superior. É o momento em que você irá formalizar a concretização de um sonho aos seus amigos e familiares. Por isso, merece ser realizada com carinho.

 

Ao enviar o convite, procure mostrar aos seus convidados que a presença deles é essencial nos eventos de formatura. Faça com que eles se sintam especiais por serem lembrados. O que acha de montar uma caixa com uma lembrancinha e enviá-la junto com o convite? Assim, as pessoas que são importantes na sua vida terão um item de recordação desse momento.

Tenha os melhores convites de formatura com a Book Convites

Não há dúvidas que a formatura é o momento mais aguardado pelos formandos desde a sua entrada na faculdade. É o resultado de todo esforço e dedicação dos últimos 4,5 anos de graduação, e merece ser comemorado da melhor maneira possível.  

A Book Convites, é uma empresa confiável e especializada em convites de formatura que pode te ajudar na realização desse sonho. Trabalhamos com os mais diferentes modelos e acabamentos para deixá-los lindos e à altura dessa celebração. 

Oferecemos um atendimento personalizado de qualidade, desde o orçamento até a entrega, e oferecemos todo o suporte necessário na criação das peças. 

Entre em contato conosco para ter o convite de formatura dos sonhos! Aproveite para conferir nossos trabalhos. 

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