Comissão de Formatura: quando começar a pensar nos convites?

A escolha dos convites de formatura é um momento de alegria e entusiasmo. Porém, é preciso ter em mente que se trata de um processo minucioso e que pode demorar.

Cada detalhe, como um corte diferenciado ou uma cor de fundo específica, precisa ser decidido com antecedência e, por isso, é necessário seguir rigorosamente o cronograma estabelecido entre a comissão de formatura e a empresa contratada para confecção dos convites.

Entenda agora a importância de a comissão de formatura, junto à turma de formandos, começar a pensar na produção e entrega dos convites o quanto antes.

Por onde começar

Toda a turma de formandos deve se reunir e decidir o básico à respeito das informações e direcionamentos para a criação do convite de formatura, etapa essencial para que a comissão de formatura possa compreender a vontade de todos e pensar em um estilo de criação que agrade a maioria.

Durante este processo, os formandos já podem agilizar uma série de itens, como textos especiais e de agradecimento, fotos e outras informações que serão necessárias para a comissão de formatura solicitar a produção dos convites.

Abaixo, listamos todas as informações que fazem parte de um convite de formatura e que devem ser desenvolvidas logo no início do processo de criação, podendo ser alteradas conforme a vontade da turma:

  • Mensagem inicial
  • Data, horário e local dos eventos da formatura
  • Relação do corpo administrativo da instituição
  • Relação do corpo docente
  • Relação dos homenageados (patrono, paraninfo, professor e funcionário homenageado)
  • Listagem e fotos dos formandos
  • Mensagem de agradecimento a Deus
  • Mensagem de agradecimento aos pais
  • Mensagem de agradecimento aos ausentes
  • Mensagem de agradecimento aos que amamos
  • Mensagem de agradecimento aos mestres e funcionários
  • Juramento do curso
  • Nomes do juramentista e do orador da turma
  • Listagem e foto da comissão de formatura
  • Mensagem da comissão de formatura
  • Mensagem final

Planeje com antecedência

É necessário que a comissão de formatura alinhe os prazos entre a turma e todos os fornecedores durante este processo.

A reta final de um curso, geralmente, significa correria. Então, a otimização dos processos é essencial.

É muito comum a turma de formandos deixar a confecção dos convites por último no planejamento, quando, na verdade, deveria ser o primeiro item.

É preciso que a comissão de formatura estabeleça a data de entrega dos convites, cuide para que as imagens sejam enviadas no tempo correto e, portanto, estabeleça com o fotógrafo escolhido o período para tiragem das fotos, além de providenciar a confecção das camisas do curso ou os valores para aluguel de beca.

Ter todos os convites de formatura em mãos na data necessária depende de diversos fatores, sobretudo, o cumprimento dos prazos. Um único atraso, mesmo no início do processo de criação, pode comprometer toda a entrega.

Evite atrasos

Veja como é importante que os convites de formatura sejam encomendados com, no mínimo, dois meses de antecedência:

  • Confirmação de presença

O ideal é entregar os convites a um mês da formatura e pedir a confirmação entre 10 e 15 dias antes da data. É a partir da confirmação dos convidados que elementos como mesas, alimentos e bebidas serão calculados.

  • Entrega dos convites

Organize com antecedência os dias e horários para entrega dos convites de formatura, seja em mãos ou via Correios. Entregas levam tempo e não é possível entregar dezenas de convites em um único dia.

  • Tempo de produção

Quanto mais próximo do período de formaturas, maior a demanda das empresas para confecção de convites. Programar o pedido garante a entrega na data necessária e todos os detalhes ajustados conforme a vontade dos formandos.

Prepare seus convidados

Os formandos podem optar por entregar um Save the Date (Reserve a Data) para resguardar seus convidados, mas, somente no convite irão constar todas as informações sobre os eventos da formatura, bem como o estilo da turma e da comemoração.

Uma opção mais barata e fácil de transportar são os convites card. Mais simples, podem ser entregues com mais agilidade para os convidados em geral, guardando os convites de luxo para pessoas mais próximas e importantes.

Se organize

É interessante que a formatura, de forma geral, comece a ser planejada no segundo ou terceiro ano do curso, junto à formalização da comissão de formatura, para que os detalhes já possam começar a ser discutidos e os eventos de arrecadação, produzidos.

Acima de tudo, o mais importante é que a turma consiga curtir os últimos dias com tranquilidade para se preparar para as comemorações. A regra é sempre planejar todos os processos com tempo, ser criterioso na escolha dos fornecedores e aproveitar esta ocasião tão aguardada!

Esperamos que aproveite as sugestões deste post, que suas dúvidas quanto ao melhor momento para a produção dos convites tenham sido esclarecidas e que tenhamos contribuído para o sucesso da sua formatura!

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