Com qual antecedência fazer o convite de formatura?

Muitos formandos passam pelo constrangimento de não conseguirem entregar os convites com antecedência dos eventos de formatura. Isso pode acontecer por atraso do fornecedor ou falta de planejamento da comissão. Se preparar com o tempo adequado evita até mesmo a escolha de uma empresa que atrasa a entrega dos convites. Afinal, uma boa pesquisa ajuda a comissão a escolher um bom parceiro na confecção do convite.

Mas, quanto tempo é necessário para o convite ficar pronto?

Um ano e seis meses é a antecedência que indicamos. Parece bastante tempo. No entanto, um convite de formatura abrange diversas etapas, profissionais e decisões em conjunto.

 

A comissão precisa apresentar o projeto para a sala, marcar fotos e muito mais. Adiante, vamos detalhar algumas etapas-chave para que o convite fique pronto em tempo hábil e com qualidade para você, membro da comissão, ser bem-sucedido nessa empreitada.

Pesquisa por fornecedores de convite

Convites entregues no momento ideal começam pela escolha do fornecedor. Assim que a comissão estiver formada, comecem a pesquisar por empresas de convite. Desconfie daquelas que limitam comentários em canais como Google Meu Negócio. Veja também se eles respondem perguntas e mensagens do público.

 

Também indicamos conferir os depoimentos e redes sociais. E quando falamos nas redes, não nos referimos apenas a um conteúdo que você julgue atrativo. Verifique se o fornecedor esclarece dúvida, publica com frequência.

 

Vale a pena pedir referências para turmas veteranas e quem já formou. Dessa maneira, você consegue descobrir se há indícios de atraso.

Apresentação de opções para a turma

Decidir questões em grupo é complexo. Há algumas comissões que optam por decidirem o modelo de convite entre os membros apenas. Mas há aquelas que apresentam opções para a turma e até colocam mais de uma opção para escolha. Quem opta por apresentar antes deve ter cuidado de agir com bastante antecedência.

 

Ouvir os colegas faz muita diferença e traz ideias incríveis para o convite. No entanto, é fundamental que a comissão deixe claro os limites do fornecedor e que a decisão da maioria será ouvida.

 

Dessa forma, a apresentação dos convites não deve se transformar em um grande debate. Isso pode complicar o andamento do processo e prazos. A boa e velha votação ajuda bastante nesse momento.

Agendamento de fotos

Várias comissões de formatura fazem convites anualmente. Para garantir as melhores datas para as fotos, por exemplo, é necessário agendar com antecedência.

 

Assim que fechar a escolha do fornecedor, confira os prazos de cada passo do seu convite e reserve as datas. Mesmo que esteja longe, você vai conseguir se comunicar com os demais estudantes sobre o dia e se organizar melhor.

Entrega de textos de formatura

As homenagens eternizadas no convite de formatura são muito importantes. A data de entregá-los deve ser seguida à risca, pois, após chegar na empresa, há um processo de revisão e diagramação no convite.

 

Ao contrário das fotos, por não exigir comparecimento a um local, é comum que alguns formandos não entreguem nos dias corretos. Assim, a comissão deve enviar lembretes para a turma e fazer cobranças individuais para aqueles que atrasarem. Como o convite é de todos, o atraso de uma parcela da turma prejudica a turma inteira.

Muita atenção aos prazos, comissão!

Deixe claro que a empresa de formatura só consegue cumprir o cronograma inicial quando a turma entrega todos os materiais combinados no prazo.

 

Nem precisamos dizer que os membros da comissão também devem fazer a parte deles, não é mesmo? Fiquem bem atentos ao que depende de vocês. 

 

Na Book, nós notificamos a reprogramação das datas quando há atraso por parte da comissão ou colegas.

 

Aqui, se vocês cumprirem tudo que for solicitado, nós garantimos a entrega na data combinada, sem atrasos.

Recebimento dos convites e distribuição para convidados

Se você tiver atenção a todas as etapas citadas anteriormente, os convites foram entregues na data combinada. O papel da comissão é conferir se está tudo como especificado em contrato e depois entregar aos formandos.

 

É um momento repleto de emoção, em que a turma costuma demonstrar muita gratidão aos estudantes que tomaram frente da organização desse grande evento da vida deles.

 

Depois, é com cada um da sala. O ideal é entregar os convites com pelo menos um mês de antecedência da missa, colação e baile. Prepare-se para as visitas, providenciar serviços de entrega e para viver momentos inesquecíveis.

 

Nós já falamos como tornar a entrega dos convites mais especial ainda. Com essas dicas, as pessoas importantes na graduação e em toda sua vida se sentirão muito reconhecidas, como merecem.

Peça uma proposta à Book Convites

Contamos com profissionais preparados para auxiliar a comissão de formatura da escolha de cada detalhe do convite até a entrega. Peça uma proposta!

 

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